[海外営業]英語で電話会議

どこもかしこもテレコンで困る

2020年の初頭から電話会議　(テレフォン・カンファレンス – テレコン) の機会が増えました ね。

コロナ自粛により海外勢が最初に在宅勤務へ。

追って、日本も影響を受けました。 仕切る人がいれば頼れるが、こちらも大部屋ではないし。

自らの案件を持つ人が切り込む事態に。

海外の人と電話で会議が行われると聞くと、初めての人や慣れていない人にとっては憂鬱なイベントと言っていいでしょう。

でも、やらざるを得なくなって英語力が伸びたことも確か！

この記事ではテレコンを、とにもかくにもスムーズに進める方法を紹介します

作戦です

①iPhoneメッセージ等でアジェンダ を先行送信

②相手が複数の時には出来るだけ1名の相手方をこちらの会議室へ招待

③国際電話のブリッジラインは遅れが出るのでバックアッププランを

調整する内容によっては苦労も倍増

英語経験ゼロで海外営業へ。隙間時間を使いながら3年でTOEIC700、5年でTOEIC885レベルへ。”桃栗3年メソッド” 僕は25年前、英語経験ゼロで海外営業へ配置転換になりました。
仕事と、当時夢中になっていたスキーのかたわら、3年でTOEIC700、5年でTOEIC885レベルにもっていきました。
（学習環境も良かったんですけどね）
実感としてスコア500ぐらいに達すると、通訳等の支援なしに外国人とコミュニケーションが取れるようになります。
英語の質問を外国人に英語でできるようになると学習速度も倍速になりますので、まずはスコア500をクリアするお手伝いをしたいです

テレコンにて会計監査を受信した経験もあります。米国の監査員 (Certified Public Accountant – CPA) が来日する前にエビデンスやデータをメールにて送信し、一次監査としてテレコンをしました。

時差により毎朝6時から開始。前の晩にメールした資料の確認と説明を会社側会計部門の通訳となって、僕がCPAに説明。

前の晩の深夜に送った資料が間違っていたことが判ったり、アメリカ人CPAに日本のボーナス制度が理解されなかったり、毎朝、大騒ぎでした。

ボーナスが業績に応じて払われるわけではなく、おおむね、春先に労働組合と合意した分量が支払われる。こんなレベルの話から1円単位のエビデンス確認まで。

2ヶ月ほど、お祭りさわぎが続きました。

では内容について御紹介します

テレコンの機会が増えていますが電子機器もトラブルが多いです。出来るだけ原始的な方法を複数使用して取り組んでいます

①iPhoneメッセージ等でアジェンダ を先行送信
テレコンの途中で訂正メッセージを入れてもすぐに届きます。
キーボードを使用してメッセージ入力をできる環境を整えておけば、議事録を作りながら、確認点を相手のメッセージに即送信できます。
もちろん、写真も送信できるので相互理解の助けになります。
僕は守秘義務に抵触する情報だけ、オフィスのメールを使用するようにしています。

（大抵、アチラ側はオフィスのメールはテレコン時にも使用しているが i-phoneメッセージが一番ダイレクトに素早く届く）

②相手が複数の時、可能であればこちら側にもネイティブいれて
日本語は理解できなくてもアチラ側の英語を取りまとめて貰えて助かる。
議論が混乱してきた時はホワイトボードを使用して、こちら側に参加いただいているネイティブに説明、ホワイトボード写真を送信して、アチラ側への説明も場合によっては支援いただく。
ビデオ機材を導入したり、ネット上で同時操作できるPCシステムを導入したり、オプションもあるのですが複雑化するとトラブルが生じて手間がかかる

今は、できるだけ原始的なやり方で進めています。

③複数通話ブリッジラインは国際電話契約の時があり音の遅れ等のトラブルがでやすい
音の遅れは結構致命的で、解決したい一番の課題

結局、 1番スピーカーフォンの周囲に携帯電話を集める方法が一番簡単でコチラの部屋で1台、メインはスピーカーフォンにして、平均3か所を取りまとめて実施しています。

メインのスピーカーは i-phone でも代用可能です。
大がかりな会議システムを使用するより、身の回りのものを使用すれば、会議室ですら必要ありません。出張先の車の中から数名で実施したりもしました。

青森県から毎晩、イギリスへ車の中からテレコンをしたりした思いでもあります。

コロナ自粛の産物といえると思います。

準備としての学習

発音練習の本ですが、普段使いできるフレーズが盛りだくさんです。
短い文章なので、即、つかえる。
付属のCDを聞きながら会社に通うだけで、「戦闘力アップ」になります